Durch die Architektur von Plone wird es praktisch jedem Mitarbeiter im Unternehmen ermöglicht, Dokumente und Informationen zur Veröffentlichung Bereitzustellen. Mit dem integrierten Berechtigungs- und Workflowkonzept können Sie genau definieren:

• Welche Informationen veröffentlicht werden
• Wer veröffentlichen darf
• In welchen Bereichen (Ordner) der Benutzer veröffentlichen kann
• Wer Zugriff erhalten soll

Ein "normaler" Benutzer kann Beiträge zur Veröffentlichung nur einreichen. Um diese allgemein Zugänglich zu machen muß ein Benutzer entsprechenden Rechten (Redakteur / Manager) diese veröffentlichen. Hierfür muß nach inhaltlicher Prüfung lediglich noch der Status des Beitrags geändert werden.

Plone beinhaltet einen browserbasierten HTML Editor, dadurch ist es kein Software erforderlich um Beiträge zu verfassen und zu veröffentlichen. Ebenso können Bilder hochgeladen, in Dokumente eingebunden oder zu Fotoalben zusammengefasst werden. Die einfache Bedienung von Plone macht die Veröffentlichung im Internet (bzw. Intranet) zu einem Kinderspiel.

Ein Reihe von namhaften Institutionen nutzen bereits die Vorteile von Plone. Auf der Liste von "Plone Sites" finden sich u.a. Projekte von Nokia, Lufthansa, NASA sowie diverser Behörden und Universitäten.

Die Technik im Hintergrund sorgt für einen reibungslosen Betrieb. Plone setzt sich komplett aus Open Source Komponenten zusammen. Basis für das Content Management System Plone bildet der Webanwendungsserver Zope (ebenfalls Open Source). Dieser ist, ebenso wie Plone selbst, in der Programmiersprache Python erstellt. Wie die Komponenten Plone und Zope ist auch Python ein Open Source Produkt. Es werden verschiedene Betriebssysteme unterstützt, so z.B. BSD, Linux, Mac OS X, Solaris und Windows.